CRM RF Formations
Manuel utilisateur complet
Ce CRM couvre l'intégralité du cycle de vie d'un organisme de formation : de la prospection commerciale jusqu'à la remise des attestations, en passant par la gestion des sessions, formateurs, stagiaires et documents réglementaires Qualiopi.
Flux complet de A à Z
1. Tableau de bord
Le tableau de bord est la première page visible à l'ouverture du CRM. Il donne une vue instantanée de toute l'activité de l'organisme : chiffre d'affaires, sessions en cours, stagiaires formés et score de satisfaction.
CA du mois
Chiffre d'affaires calculé automatiquement depuis les sessions confirmées et terminées.
Sessions actives
Nombre de sessions en cours ou à venir, avec lien direct vers chacune.
Stagiaires formés
Total des participants confirmés sur toutes les sessions.
Score de satisfaction
Moyenne globale des évaluations complétées par les stagiaires.
Sessions à venir
Les 5 prochaines sessions avec date, programme et formateur assigné.
Activité récente
Dernières actions effectuées dans le CRM (nouvelles inscriptions, documents, etc.).
Graphique revenus
Courbe mensuelle du chiffre d'affaires pour suivre la progression.
Navigation rapide
Chaque widget est cliquable pour accéder directement au module concerné.
Comment naviguer depuis le tableau de bord
- 1Cliquer sur un KPI pour accéder au module correspondant
- 2Cliquer sur une session à venir pour ouvrir directement sa fiche
- 3Utiliser la sidebar gauche pour naviguer vers n'importe quel module
2. Prospection
Module de gestion du pipeline commercial. Chaque lead est une entreprise ou un contact potentiel qui avance étape par étape jusqu'à la signature. La vue Kanban permet de visualiser et déplacer les leads d'une colonne à l'autre par glisser-déposer.
Les 6 étapes du pipeline
Workflow : Ajouter et suivre un lead
- 1Cliquer "+ Nouveau prospect" en haut à droite
- 2Remplir la fiche : nom, entreprise, email, téléphone, besoin, montant estimé
- 3Optionnel : importer une photo depuis LinkedIn (URL) ou glisser-déposer une image
- 4Le lead apparaît dans la colonne "Nouveau lead"
- 5Cliquer sur la carte pour ouvrir tous les détails et ajouter des notes
- 6Glisser-déposer la carte vers l'étape suivante selon l'avancement
- 7Basculer en vue Table pour filtrer et trier tous les leads
Glisser-déposer Kanban
Déplacez les leads d'une étape à l'autre en un geste.
Tâches commerciales
Ajoutez des rappels et tâches à chaque lead avec date d'échéance.
Import photo LinkedIn
Collez une URL LinkedIn pour importer automatiquement la photo du contact.
Vue Table
Basculez entre Kanban et tableau pour trier, filtrer et comparer.
3. Commercial
Tableau de bord commercial avancé avec tous les indicateurs de performance. Permet au responsable commercial de piloter son activité en un coup d'œil sans avoir à naviguer module par module.
KPIs commerciaux
Leads actifs, taux de conversion, valeur totale du pipeline.
Graphique leads
Évolution mensuelle du nombre de nouveaux leads.
Entonnoir de vente
Visualisation des leads par étape avec pourcentages et valeurs.
Timeline des ventes
Chronologie des deals gagnés et des devis envoyés.
Tâches à venir
Prochaines actions commerciales classées par date.
Leads récents
Derniers prospects ajoutés avec leur statut actuel.
4. Entreprises
Annuaire complet de toutes les entreprises clientes. Chaque fiche centralise les contacts, les sessions associées, les conventions signées et l'historique commercial de l'entreprise.
Workflow : Créer une fiche entreprise
- 1Cliquer "+ Nouvelle entreprise"
- 2Saisir le numéro SIRET → le nom, l'adresse et le secteur se remplissent automatiquement
- 3Ou remplir manuellement si le SIRET n'est pas disponible
- 4Importer le logo depuis LinkedIn via URL ou glisser-déposer
- 5Ajouter les contacts clés : décideurs, RH, responsables formation
- 6Sauvegarder → la fiche apparaît dans la liste
- 7Cliquer sur une fiche pour voir le panneau détail : sessions, CA total, historique
Lookup SIRET automatique
Tapez le SIRET et toutes les informations officielles se remplissent seules.
Import LinkedIn
Collez l'URL de la page LinkedIn pour importer logo et données.
Historique sessions
Toutes les sessions liées à l'entreprise, avec CA cumulé.
Contacts multiples
Plusieurs interlocuteurs par entreprise avec rôles et coordonnées.
5. Catalogue de Formations
Bibliothèque de tous les programmes de formation disponibles. Le catalogue CRM alimente directement le catalogue public visible sur le site web, et chaque programme peut être sélectionné lors de la création d'une session.
Workflow : Ajouter un programme
- 1Cliquer "+ Nouveau programme"
- 2Remplir : titre, catégorie, durée (heures/jours), prix, objectifs pédagogiques
- 3Ajouter prérequis, public cible, modalités d'évaluation
- 4Uploader une image de couverture
- 5Sauvegarder → le programme est immédiatement disponible dans le catalogue public et dans le formulaire de création de sessions
Lien avec le site public
- Les programmes créés ici sont automatiquement visibles sur le catalogue public du site web.
- Les clients peuvent consulter les formations et soumettre une demande en ligne.
- Toute modification dans le CRM est répercutée en temps réel sur le site.
6. Sessions de Formation
Le module Sessions est le cœur du CRM. Il gère l'intégralité du cycle de vie d'une session : création, planification, participants, financement OPCO, documents réglementaires, suivi et clôture. La page Sessions s'ouvre toujours en vue Liste au premier accès — l'état est réinitialisé automatiquement à chaque navigation.
Workflow complet : Créer et gérer une session
- 1Créer la session → cliquer "+ Nouvelle session" → choisir le programme, l'entreprise, le formateur, les dates, le lieu et le mode (présentiel / distanciel)
- 2Enregistrer → une fenêtre propose de créer une nouvelle version ou d'écraser la version précédente — chaque modification est archivée
- 3Ajouter les participants → onglet Participants → saisir nom et email → passer le statut à "Confirmé" → l'email avec le lien portail est envoyé automatiquement
- 4Financement OPCO → onglet Financement → sélectionner l'OPCO → le calcul se fait automatiquement → ajustement manuel possible si besoin
- 5Documents réglementaires → onglet Documents → générer Convention, Programme, Convocations en un clic → envoyer par email
- 6Contrat formateur → remplir les conditions → aperçu en direct → imprimer
- 7Importer les fichiers de formation → glisser-déposer les documents : test de positionnement, feuilles d'émargement, évaluations, attestations
- 8Formulaires → onglet Formulaires → assigner les formulaires d'évaluation à la session
- 9Clôture → passer la session au statut "Terminée" → les attestations sont disponibles dans le portail stagiaire
Vue Calendrier
Visualisez toutes les sessions sur un calendrier mensuel interactif.
Versioning des sessions
Chaque modification crée une version archivée. Retour en arrière possible à tout moment.
Détection de conflits
Alerte automatique si le formateur est déjà assigné sur les mêmes dates.
Calculateur OPCO
Calcul automatique du financement selon les règles de chaque OPCO.
Génération de documents
Convention, programme, convocations générés en un clic avec toutes les données pré-remplies.
Aperçu contrat PDF
Visualisez le contrat formateur en direct avant impression.
Import documents
4 zones de dépôt distinctes : positionnement, émargement, évaluation, attestation.
Emails automatiques
Envoi automatique à la confirmation d'inscription + relances OPCO programmées.
Nouveau — Widget "Prochaine action" (onglet Planification)
Dans l'onglet Planification de chaque session, un widget intelligent affiche en permanence la relance la plus urgente à traiter, avec un bouton d'envoi direct.
Bandeau rouge / orange
Rouge = relances en retard, orange = à venir. Compteurs visibles d'un coup d'œil.
Envoi en un clic
Bouton "Envoyer maintenant" directement sur le widget, sans naviguer vers un autre onglet.
Indicateur temporel
"En retard de 3 j." / "Demain" / "Dans 5 j." — délai clairement affiché pour chaque relance.
File d'attente
Les 4 prochaines relances à venir sont affichées sous forme de chips pour anticiper le travail.
État "Tout traité"
Quand toutes les relances sont envoyées, un bandeau vert confirme qu'aucune action n'est requise.
Lien rapide
"Voir toutes les relances →" ouvre directement l'onglet Documents & OPCO.
Nouveau — Onglet Historique : journal d'audit unifié
L'onglet Historique est désormais un vrai journal d'audit chronologique qui centralise tous les événements de la session — modifications, relances envoyées, emails et documents générés — avec horodatage et destinataire pour chaque entrée.
Workflow : Financement OPCO
- 1Ouvrir une session → onglet Financement
- 2Sélectionner l'OPCO depuis la liste configurée
- 3Le montant de prise en charge est calculé automatiquement
- 4Ajuster manuellement si nécessaire via "Modifier le financement"
- 5Générer le Pack OPCO : convention + devis + programme regroupés en un seul envoi
- 6Envoyer par email avec le modèle pré-rempli
- 7Les relances de suivi sont planifiées automatiquement si l'OPCO ne répond pas — visibles dans le widget Prochaine action
Points forts à montrer en démo
- Vue calendrier : toutes les sessions visuellement organisées
- Calcul OPCO automatique : gain de temps considérable
- Versioning : aucune perte de données, historique complet
- Détection conflits formateur en temps réel
- Widget "Prochaine action" : la relance la plus urgente toujours visible dans la Planification
- Envoi direct depuis le widget sans quitter l'onglet
- Onglet Historique : journal d'audit unifié avec relances horodatées et destinataires
- Aperçu PDF du contrat formateur avant impression
- Pack OPCO complet généré en un clic
7. Formateurs
Gestion complète des formateurs : profil, spécialités, disponibilités, documents administratifs (diplômes, CV) et contrats. Chaque formateur a accès à un portail dédié pour consulter ses sessions.
Workflow : Gérer un formateur
- 1Cliquer "+ Nouveau formateur"
- 2Remplir le profil : nom, spécialités, email, téléphone, taux journalier
- 3Documents tab → drag and drop diplomas and CVs
- 4Availability tab → view the calendar of already assigned sessions
- 5From a session → "Trainer contract" button → fill in conditions → PDF preview → print
- 6The trainer can access their personal portal to see their sessions
Document import
Drag and drop diplomas and PDF CVs directly into the profile.
Availability calendar
View assigned sessions to avoid double bookings.
Live contract
Fill in and preview the trainer contract before printing.
Trainer portal
Each trainer accesses their sessions and documents via their own space.
8. Documents
Bibliothèque centralisée de tous les documents générés ou importés : conventions, programmes, convocations, attestations, contrats, émargements. Chaque document est lié à sa session et son entreprise.
Convention de formation
Générée automatiquement depuis les données de la session.
Programme pédagogique
Document officiel avec objectifs, contenu et modalités.
Convocations
Envoyées automatiquement aux stagiaires confirmés.
Attestations
Disponibles dans le portail stagiaire après la session.
Feuilles d'émargement
Signées électroniquement par les stagiaires depuis le portail.
Filtres avancés
Filtrer par type, session, entreprise ou date.
9. Réclamations
Module de traitement des réclamations clients — exigence réglementaire Qualiopi (Indicateur 32). Chaque réclamation suit un workflow de résolution avec checklist et horodatage intégral pour les audits.
Workflow Kanban des réclamations
Workflow : Traiter une réclamation
- 1Cliquer "+ Nouvelle réclamation" → saisir le stagiaire/entreprise, la description et la date
- 2La réclamation apparaît en colonne "Nouvelle" sur le Kanban
- 3Ouvrir la fiche → cocher les étapes de la checklist de traitement
- 4Avancer sur le Kanban au fur et à mesure du traitement
- 5Chaque changement d'état est automatiquement horodaté
- 6La réclamation clôturée est archivée et disponible pour les audits Qualiopi
Conformité Qualiopi intégrée
- Toutes les réclamations sont horodatées automatiquement.
- Checklist de traitement traçable étape par étape.
- Archivage complet pour les audits de certification.
- Conformité avec l'Indicateur 32 du référentiel Qualiopi.
10. Rapports & Analytics
Tableaux de bord analytiques avec indicateurs calculés en temps réel. Toutes les données proviennent des vraies sessions, participants et évaluations — aucun chiffre fictif.
CA mensuel & annuel
Suivi du chiffre d'affaires avec comparatif période précédente.
Sessions par période
Nombre de sessions planifiées, confirmées et terminées.
Taux de remplissage
Ratio participants confirmés / capacité maximale par session.
Satisfaction par formation
Score moyen par programme pour identifier les meilleures formations.
Top formateurs
Classement des formateurs par CA généré et satisfaction obtenue.
Top entreprises clientes
Entreprises les plus actives en volume et en chiffre d'affaires.
11. Paramètres
Configuration globale de l'organisme. Les informations saisies ici s'appliquent automatiquement à tous les documents générés, calculs de financement et envois d'emails.
Organization Settings
Organization name, logo, NDA number, VAT number, address, contact info, certifications (Qualiopi, DATADOCK). These details are automatically inserted into all generated documents.
OPCO Configuration
List of partner OPCOs, funding rules by training type, coverage caps. Used by the automatic calculator in sessions.
Reminder Delays
Configure when automatic follow-up reminders are sent (D+5, D+10...) for each step: OPCO submission, agreement signing, invitation response. Enable or disable each reminder individually.
Forms & Templates
Create and manage evaluation, positioning, and satisfaction forms. These forms can be assigned to sessions from the Forms tab.
Official Documents
Templates for regulatory documents (agreement, certificate, program). Modify the layout and dynamic variables used during generation.
12. Portail Stagiaires
Espace personnel pour chaque stagiaire inscrit. Accessible depuis n'importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone). Le stagiaire se connecte uniquement avec son adresse email — aucun mot de passe à retenir. Le lien est envoyé automatiquement lors de la confirmation d'inscription.
Parcours complet du stagiaire
- 1Le responsable passe le statut du participant à "Confirmé" dans la session
- 2L'email avec le lien du portail est envoyé automatiquement au stagiaire
- 3Le stagiaire clique sur le lien → saisit son email → accès instantané, sans mot de passe
- 4"Mes formations" tab → view all sessions with dates, location, trainer and status
- 5"Émargement" tab → click "Sign now" → draw signature on the pad
- 6Submit the signature → it is timestamped and saved with the legal attendance statement
- 7"My documents" tab → access all invitations, programs, certificates
- 8"Evaluations" tab → view submitted satisfaction forms
- 9"My profile" tab → complete summary of courses, attendance and score
Connexion sans mot de passe
Juste un email — le lien est envoyé automatiquement à chaque confirmation.
Signature électronique
Signature pad on canvas, compatible with mouse and touchscreen (mobile/tablet).
Horodatage légal
Every signature is recorded with exact date and time, Qualiopi compliant.
Documents centralisés
All training materials available in one single place.
100% responsive
Works perfectly on computer, tablet and smartphone.
Qualiopi compliance
Signature with legal attendance statement, secure archiving.
Points forts à mettre en avant en démo
- 100% password-free — just an email address is enough
- Link sent automatically as soon as enrollment is confirmed
- Electronic signature on mobile and tablet, traceable and timestamped
- All training documents centralized in one place
- Built-in Qualiopi compliance at every step
Aperçu des Workflows
Durée recommandée : 45 à 60 minutes
Suivez cet ordre pour parcourir le flux complet de bout en bout, de l'entrée d'un lead jusqu'à l'attestation du stagiaire.
Phase 1 — Vue d'ensemble (5 min)
- 1Ouvrir le Tableau de bord → présenter les 4 indicateurs clés : CA du mois, sessions actives, stagiaires formés, satisfaction
- 2Montrer le monthly revenue chart — "everything is calculated from real data, nothing is fictional"
- 3Cliquer sur une session à venir → montrer la navigation directe
- 4Parcourir la sidebar → présenter rapidement les 12 modules disponibles
Phase 2 — Pipeline Commercial (8 min)
- 1Aller sur Prospection → montrer le Kanban avec les 6 étapes
- 2Créer un nouveau lead en direct → remplir nom, entreprise, montant estimé
- 3Cliquer sur la carte → montrer les détails et la zone de notes
- 4Drag the card to "Contacted" → visible drag & drop effect
- 5Ouvrir le Tasks panel → add a task with a due date
- 6Switch to Table view → show column sorting
- 7Go to Commercial → show the analytics dashboard and sales funnel
Phase 3 — Company & Catalog (7 min)
- 1Go to Companies → show the list and click on a profile
- 2Open the detail panel → linked sessions, cumulative revenue, contacts
- 3Click "+ New company" → type a SIRET → show the auto-fill of all information
- 4Go to Catalog → present existing programs
- 5Open a program → show learning objectives and the link with the public website
Phase 4 — Full Session (20 min — key highlight)
- 1Go to Sessions → page always opens on List view — show the list AND calendar view
- 2Click "+ New session" → fill in the form (program, company, trainer, dates)
- 3Save → the versioning popup appears → explain automatic archiving
- 4Participants tab → add a trainee with email → set to "Confirmed" → show the "Email sent" notification
- 5Funding tab → select an OPCO → the calculation happens automatically
- 6Manually adjust the amount → show flexibility
- 7"Generate Agreement" button → show the pre-filled document live
- 8"Trainer contract" button → fill in conditions → switch to PDF Preview → print
- 9Documents tab → drag a PDF into each of the 4 zones → it appears immediately
- 10Planification tab → show the "Prochaine action" widget → the most urgent reminder with its delay badge → click "Envoyer maintenant" → confirmation animation plays
- 11Historique tab → show the unified audit trail → filter on "Relances" → show the just-sent reminder with timestamp and recipient email
Phase 5 — Trainee Portal (8 min — WOW effect)
- 1From the sidebar → click "Trainee portal"
- 2Enter the email of the trainee added in the previous step → password-free login
- 3"My courses" tab → show the session with all information
- 4"Attendance" tab → click "Sign now"
- 5Draw a signature live on the pad (mouse or finger on touchscreen)
- 6Check the consent box → submit → show confirmation with preview and timestamp
- 7"My documents" tab → present available documents
- 8Emphasize the mobile angle: "your trainees sign from their phone during the break"
Phase 6 — Administration & Compliance (7 min)
- 1Go to Complaints → show the Kanban + Qualiopi processing checklist
- 2Go to Reports → show charts and real-time calculated indicators
- 3Go to Settings → present the 5 configuration tabs
- 4Reminders tab → show configurable D+5, D+10 delays per step
- 5Go to Trainers → open a profile → Documents tab → import a PDF diploma
- 6Final summary: emphasize Qualiopi compliance built in at every step
Fonctionnalités clés